Najczęściej zadawane pytania

Czy w dokumentacji kierowcy, który już u mnie nie pracuje muszę mieć ksero jego prawo jazdy?

Obowiązek pracodawcy w związku z prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (w tym wypadku zatrudnionego na stanowisku kierowcy) określa:

►  Kodeks Pracy z dn. 26 czerwca 1974 (z póź. zm.) art.94 pkt 9 lit.a, b.
►  Rozporządzenie MPiPS z dn 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
►  Ustawa o transporcie drogowym z dn. 6 września 2001
►  Ustawa o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.

Akta osobowe

Akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego kierowcy i składają się z trzech części :

A ► dokumentacja związana w związku z ubieganiem się o pracę:

•  wypełniony kwestionariusz osobowy
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie
• świadectwo potwierdzające wykształcenie
• kserokopia dowodu osobistego
• kserokopia prawa jazdy
• kserokopia kurs przewóz osób/ rzeczy
• orzeczenie lekarskie
• zaświadczenie lekarskie
• orzeczenie psychologiczne
• zaświadczenie o niekaralności
• kserokopia uprawnienia do przewożenia materiałów niebezpiecznych (ADR)
• kserokopia paszportu
• kserokopia karty kierowcy

B ► dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:

•  umowa o pracę
• informacja dotycząca warunków zatrudnienia ( art. 29 par. 3 )
• pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
•  świadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891   Kodeksu pracy
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
•  wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy)
• oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu
• umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły w okresie pozostawania w stosunku pracy
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
• oświadczenie kierowcy o zapoznaniu z ustawą o czasie pracy kierowcy oraz rozporządzeniem WE 561/2006
• oświadczenie o niekaralności
• oświadczenie pracownika o poinformowaniu pracodawcy o utracie ważności prawa jazdy lub całkowitej utraty uprawnienia do kierowania pojazdem
• oświadczenie dotyczące sprawdzenia przeglądu pojazdu oraz urządzenia rejestrującego czas pracy kierowcy
• oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym
• oświadczenie
• zakaz używania butli gazowych
• oświadczenie
• odpowiedzialność za zniszczenie , uszkodzenie lub ukrycie wykresówek/ plików cyfrowych

C ► dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

•  oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
• dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy)
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego)
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Przepisy nie precyzują jednoznacznie i wyraźnie jak długo akta osobowe winny być przechowywane, jak to jest w przypadku np. dokumentacji płacowej (okres przechowywania - 50 lat). Opinie, że akta osobowe należy przechowywać przez 50 lat od dnia ustania zatrudnienia opierają się na art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, który stwierdza, że w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy powinien on przekazać dokumentację do dalszego przechowywania na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Okres ten wynika z kolei z rozporządzenia dotyczącego postępowania z dokumentacją.
Jednakże według innych interpretacji (w tym Państwowej Inspekcji Pracy) taki zapis w ustawie wcale nie wskazuje jednoznacznie, ile lat akta osobowe powinny być przechowywane. Dla bezpieczeństwa warto jednak przyjąć tę pierwszą interpretację i przechowywać akta osobowe przez 50 lat od ustania zatrudnienia danego pracownika.

Ustawa o transporcie drogowym precyzuje okres przechowywania przez pracodawcę kopii tylko niektórych dokumentów: przedsiębiorca lub inny podmiot wykonujący przewóz drogowy jest obowiązany do przechowywania przez cały okres zatrudnienia kierowcy kopii:

• świadectwa kwalifikacji zawodowej
• orzeczenia lekarskie i psychologiczne
• prowadzenia dokumentacji dotyczącej badań lekarskich i psychologicznych
• przekazania kierowcy z chwilą rozwiązania stosunku pracy kopii orzeczeń lekarskich i psychologicznych, świadectwa kwalifikacji zawodowej.

Odpowiedź ma charakter wyłącznie informacyjny i nie może stanowić wiążącej wykładni prawa.

opracowanie: SiR